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Savons-nous vraiment comment gérer ?
Ce que tout superviseur ou dirigeant d’entreprise devrait savoir sur la gestion ou le management
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La planification : première fonction clé de la gestion
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Organiser : la deuxième fonction clé de la gestion
Partie 3 de la série : Savons-nous vraiment comment gérer ?
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Organiser : la deuxième fonction clé de la gestion
Partie 3 dans la série : Savons-nous vraiment comment gérer ?

Nous poursuivons notre chronique relative aux notions de base de la gestion. La fonction subséquente à la planification est l’organisation.  En effet, le gestionnaire doit organiser toutes ses ressources tant humaines que matérielles ainsi que financières et les avoir à sa disposition pour mettre en marche les activités décidées lors de l’étape de la planification.

Le but ultime de la fonction clé Organiser est d’être préparé et d’être organisé pour que l’organisation fabrique ses produits ou offre des services de qualité et, cela, à des coûts compétitifs.

Définition

Définissons la fonction Organiser comme un processus qui vise à assigner et à attribuer les ressources, les activités et les tâches du personnel ainsi que de clarifier le partage de l’autorité pour rendre l’entreprise capable de réaliser ses objectifs organisationnels.

Le professeur H. Mintzberg définit la fonction Organiser comme l’ensemble des moyens employés pour diviser le travail entre tâches distinctes et pour assurer la coordination nécessaire entre ces tâches.

En d’autres mots, une fois que les objectifs ont été établis, il est important de déterminer et d’établir ce que chacun fait exactement. Ainsi le gestionnaire ou le dirigeant s’assure qu’il n’y a ni duplication de tâches ni confusion concernant qui est supposé faire quoi.

Questions à se poser

Le dirigeant ou le gestionnaire doit d’abord se poser quelques questions qui le mettront sur des pistes de travail.  À titre d’exemples, en voici quelques-unes :
  • L’équipe d’employés est-elle préparée à faire sa part pour réaliser le plan ?
  • Y a-t-il des choses qui empêchent le déroulement des activités au bon moment ?
  • Les employés sont-ils formés ?
  • Sont-ils motivés ?
  • Ont-ils l’équipement nécessaire pour donner le service ?
  • Les achats arrivent-ils au bon moment ?
  • Les superviseurs savent-ils comment bien communiquer avec leurs employés ?

La fonction Organiser vise donc à s’assurer que chaque élément nécessaire pour exécuter le plan est prêt ou qu’il le sera lorsque le dirigeant ou le gestionnaire en aura besoin.

Implication

Cela implique la division du travail selon les besoins de l’entreprise ou de l’unité administrative, la clarification des tâches et des responsabilités ainsi que la délégation de l’autorité. Le gestionnaire doit aussi s’assurer que les travailleurs ont les connaissances et les compétences suffisantes et les ressources requises pour exécuter le travail.

Au niveau de la fonction Organiser, la clarification des rôles et des responsabilités de chacun est illustrée par le développement de la structure organisationnelle. Elle est la charpente à l’intérieur de laquelle chaque effort est coordonné.

La structure organisationnelle est habituellement représentée par un organigramme qui est une présentation schématique des liaisons hiérarchiques entre les différents services ou unités administratives et les personnes de l’entreprise.

Retenons que les activités reliées à la fonction Organiser comprennent la division du travail, leur regroupement selon leur nature et leurs séquences logiques, la coordination et la délégation de l’autorité.

Bref, la fonction clé Organiser vise à ce que le gestionnaire ou le dirigeant vérifie et qu’il s’assure que chaque employé comprenne son rôle et l’importance de son rôle pour contribuer au succès de l’entreprise.


Le contenu de cette chronique reflète uniquement le point de vue de l'auteur et non pas celui de BizBuzzMag.net.

Article proposé par
Michel Langlois
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